El desafío del home office en los tiempos del coronavirus

Más que un asunto tecnológico, el trabajo en casa o home office será un reto cultural en el país, ya que, aunque se habla mucho de la capacidad de trabajo del mexicano, lo cierto es que este esquema laboral representa un cambio en ideas, costumbres y rutinas.

Con la llegada del coronavirus Covid-19 al territorio nacional, miles de empleados han migrado a laborar de manera remota, atendiendo al llamado de las autoridades federales a suprimir las actividades no esenciales y sumarse a la cuarentena para reducir el contagio lo más posible.

Sandra Treviño Rendón, coordinadora de Cultura y Cambio de la Dirección de Capital Humano de la Universidad de Monterrey, señaló que, anteriormente, el esquema de home office se consideraba como un plus dentro de las organizaciones; sin embargo, la contingencia que se vive impulsa a explorar nuevos esquemas de trabajo.

Todo esto lleva un cambio en nuestra cultura, en nuestras ideas, en nuestras costumbres y rutinas, nos obligan a ser más comprometidos, organizados y ser más flexibles también en la manera de gestionar a nuestros equipos y tener mucha autogestión en el cumplimiento de nuestros objetivos”, estableció.

HORARIOS Y ESPACIOS DE TRABAJO EN CASA

Para poder implementar un trabajo a distancia de manera efectiva, Treviño Rendón aconsejó a los colaboradores continuar con la misma rutina laboral que se tenía en oficina: levantarse, bañarse y vestirse; tener un horario establecido de inicio y de fin, con sus horas de comida; y también tener un lugar asignado de actividades.

Es muy importante que planeen su día, sus juntas, sus reuniones, de manera habitual utilizando la tecnología que tenemos a nuestra disposición; evitar distracciones, que es el reto más grande que se enfrenta, pero también parar, tomar un descanso, caminar”, recomendó.

La experta en recursos humanos agregó que el espacio de la casa que se asigna para el trabajo no tiene que ser grande, puede ser un lugar pequeño, que esté alejado de la televisión o de aquello que más distraiga al colaborador.

“Además, lo que recomendaría es hablar con los familiares y explicar la situación, que estamos trabajando, que no son vacaciones; nada como una buena comunicación, explicar que hay horarios, que hay reglas, y tratar de apegarse lo más que se pueda a ellas”, advirtió.

En cuanto al horario laboral, Treviño Rendón aclaró que también cada colaborador es responsable de atender sus compromisos, realizar sus respectivas juntas a distancia, llamadas telefónicas y entrega de trabajos, y recomienda detectar las horas en que se tiene mayor productividad para utilizarlas al máximo.

“A veces, no se trata de establecer un horario fijo de 8:00 a 8:00, sino de definir de manera muy clara cuáles son tus objetivos junto con tu líder y equipo de trabajo y trabajar sobre ellos”, sostuvo.

Para Mihaly Sugar, experto en Educación a Distancia y Diseño Institucional de la UDEM, el reto relevante en la contingencia sanitaria es más la parte cultural, con una responsabilidad compartida entre organizaciones y colaboradores.

“Tenemos un gran reto de gestionar este cambio: tenemos responsabilidades las organizaciones para apoyar a los colaboradores desde las oficinas, pero también tienen muchas responsabilidades los individuos, cómo generamos un ambiente adecuado para poder atender los trabajos desde la casa”, subrayó.

EL APOYO TECNOLÓGICO

Mihaly Sugar señaló que, a pesar de los beneficios del trabajo o las clases presenciales, el trabajo a distancia también tiene sus ventajas y marca una tendencia considerable para las empresas e instituciones, ya que permite conectar a personas con ubicaciones geográficas alejadas y optimizar recursos al utilizar menos espacios físicos, así como el aspecto de movilidad, lo que incrementa también la calidad de vida de las personas.

Otro aspecto relevante, indicó, es la seguridad de la documentación generada con apoyo de la tecnología, debido a que actualmente es más fácil organizar la información y trabajar en forma colaborativa en tiempo real a través de la nube, sin el riesgo de extraviar archivos o contaminarlos con virus, como sucedía con dispositivos como el disco duro, las memorias en USB o los papeles físicos.

“No se pierde información, queda un respaldo; si se cambia de computadora o dispositivo, se puede acceder a la información sin necesidad de cargarla en cada ocasión”, sostuvo.

El experto de la UDEM mencionó los primeros esfuerzos de algunas plataformas en los años 90 en el sentido de compartir documentos en trabajo colaborativo, pero no en tiempo real, lo que generaba que un mismo documento fuera modificado y se perdieran los cambios al intervenir otra persona.

Actualmente, plataformas como Google Drive, Hangouts, Skype, Microsoft Teams o Zoom hacen posible los recursos de mensajería, el trabajo colaborativo de un documento en tiempo real, la exposición de una presentación o la videollamada, incluso entre varias decenas de colaboradores o estudiantes.

“El cambio se notó también en las plataformas educativas, por ejemplo, en la UDEM, a partir de 2012 estamos utilizando Blackboard, con su herramienta Collaborate, que también se puede usar en oficinas para meetings, chats y grupos”, explicó.

Incluso, es menos preferible una videoconferencia o videollamada ante un grupo presencial –en la que la comunicación no sea la óptima y que los miembros se sientan desintegrados porque no todos y todas escuchan o ven lo mismo– a una sesión en la que quienes participan están conectados con su propia computadora, su cámara y sus audífonos.

“De hecho, las plataformas cada vez tienen más automatización y más inteligencia artificial para optimizar y eficientizar todavía más el momento de la interacción”, asentó.

HOME OFFICE Y HOME SCHOOL A LA VEZ

Mihaly Sugar insistió en que, conforme se han involucrado con las necesidades de las instituciones, las plataformas están facilitando cada vez más la vida laboral o académica con la automatización, aunque la pandemia del coronavirus está añadiendo un cierto grado de exigencia.

“Ahora, esta situación de la contingencia es extrema, porque el home office lo tenemos que atender al mismo tiempo que el home school, nuestros hijos también están en la casa, estudiando desde aquí y les tenemos que ayudar”, advirtió.

Sin embargo, el especialista en trabajo a distancia previó que, cuando termine este periodo de contingencia, “nos vamos a quedar con aprendizajes muy valiosos, dinámicas nuevas, formas de pensar nuevas sobre cómo podemos atender de manera más eficiente el trabajo o los estudios a distancia”.

Treviño Rendón, por su parte, aseguró que el home office tiene sus beneficios: estimula la creatividad al estar en un ambiente de confianza; reduce el estrés; apoya, atrae y retiene a los mejores talentos; y promueve la salud y el bienestar.

Esto sumado al ahorro en tiempo y dinero por el consumo de gasolina o de traslados, y que además es una forma de ayudar a reducir la contaminación en la ciudad.

Tomemos esta oportunidad de trabajar a distancia con mucha responsabilidad: es una oportunidad que tenemos de demostrar que es posible tener una cultura laboral flexible”, apuntó.